EPO 2027년 전자 특허허여 전환, 한국 출원인의 DOCX 도입 기준

핵심 요약

• EPO는 2027년 4월 1일부터 유럽특허 및 국제출원 관련 문서의 전자 제출, 전자 통지, 제3자 의견의 전자 제출을 중심으로 완전 디지털 특허허여 절차를 시행할 예정입니다. [1]
• Online Filing 2.0은 유럽특허출원, 국제출원 및 후속 문서 제출의 표준 도구가 되며, MyEPO도 적용 가능한 후속 문서 제출에 사용됩니다. [1]
• 종이로 예외 제출한 문서는 EPO의 안내 후 2개월 이내에 전자 방식으로 다시 제출해야 할 수 있으므로, 한국 출원인의 특허사무소는 전자 제출과 전자 통지 수신 체계를 사전에 점검해야 합니다. [1]
• DOCX는 2026년 4월 1일부터 EP 및 UP 절차 관련 문서에 사용할 수 있는 제출 형식이며, EPO는 2026년 9월 DOCX 정의 버전 4를 공개했습니다. 다만 공개된 자료만으로 DOCX가 모든 문서에 의무화된다고 단정할 수는 없습니다. [2]
• 따라서 실무 표준 전환 시점은 ‘DOCX의 즉시 전면 의무화’가 아니라, 현재 사용하는 서식·변환 절차의 적합성, EPO 전자서비스 계정과 권한, 전자 통지 관리, 내부 검수 가능성을 기준으로 정하는 것이 합리적입니다.

배경과 출처가 말하는 사실

EPO는 2027년 4월 1일부터 특허허여 절차를 완전 디지털·페이퍼리스 방식으로 전환하기 위한 첫 시행 조치와 안내를 공개했습니다. 공개된 조치에는 출원 및 기타 문서의 전자 제출 또는 재제출, 전자 방식의 통지, 제3자 의견의 전자 제출이 포함됩니다. [1]

EPO에 따르면 Online Filing 2.0은 유럽특허출원과 국제출원, 후속 문서 제출의 표준 도구로 사용됩니다. 후속 문서는 적용 가능한 경우 MyEPO로도 제출할 수 있습니다. 전자 통지는 MyEPO의 Mailbox로 전달되고, 활성화된 Mailbox가 없어 전자 통지가 불가능한 경우에는 공고 방식이 사용될 수 있습니다. PCT 절차에서는 MyEPO의 PCT Link와 WIPO ePCT를 통한 통지도 계속 이용할 수 있다고 안내되어 있습니다. [1]

EPO는 향후 추가적인 법적·절차적·기술적 조치를 공개할 예정이며, EP·PCT·통합특허 관련 지침도 업데이트할 예정이라고 밝혔습니다. 따라서 2026년 10월 현재의 안내만으로 2027년 4월 이후 모든 세부 절차를 확정적으로 판단하기는 어렵습니다. [1]

DOCX와 관련해서는 EPO가 2026년 4월 1일부터 EP 및 UP 절차 관련 문서를 DOCX 형식으로 제출할 수 있도록 했고, 2026년 9월 사용자 피드백을 반영해 DOCX 정의를 업데이트했습니다. EPO는 업데이트된 정의가 적합한 DOCX 파일을 준비할 수 있도록 접근성을 개선했으며, 기존 제출 관행을 변경할 필요가 없다고 설명했습니다. [2]

또한 MyEPO에는 출원 진행 단계와 다음 예상 절차를 확인할 수 있는 타임라인 패널이 추가되었고, 여러 출원에 대한 PACE 가속심사 요청을 일괄 제출하는 기능도 제공됩니다. 다만 타임라인의 미래 절차와 날짜는 일반적인 안내이며, 관련 기술 분야의 평균 진행을 바탕으로 한다고 EPO는 설명합니다. [2]

실무 쟁점

1. DOCX 전환과 전자 절차 전환을 구분할 필요

2027년 전환의 핵심은 전자 제출과 전자 통지의 의무화입니다. 반면 제공된 자료는 DOCX가 모든 제출 문서의 유일한 형식이 된다고 설명하지 않습니다. 따라서 한국 출원인은 ‘전자 제출 체계의 전환’과 ‘명세서·도면 작성 파일을 DOCX 중심으로 표준화하는 결정’을 별도의 프로젝트로 관리하는 것이 적절합니다.

2. DOCX를 조기에 표준화할지 여부

조기 전환을 검토할 수 있는 사무소는 EPO 제출용 문서의 작성·검수·보관 흐름이 이미 전자화되어 있고, DOCX 정의 버전 4에 맞는 파일을 반복적으로 생성할 수 있는지 확인해야 합니다. 반대로 기존 워드프로세서 템플릿, 수식·도면 처리, PDF 변환, 고객 승인 절차가 복잡한 경우에는 일부 사건을 대상으로 검증한 후 확대하는 방식이 적합할 수 있습니다.

3. 종이 제출 예외의 관리

EPO는 예외적으로 종이 제출된 문서를 안내 후 2개월 이내에 전자 방식으로 다시 제출하도록 하는 체계를 제시했습니다. [1] 한국 출원인의 특허사무소는 종이 제출을 예외 처리로만 관리할 수 있는지, 재제출 기한을 자동 추적할 수 있는지, 담당자 부재 시에도 Mailbox 통지가 확인되는지를 점검해야 합니다.

4. 전자 통지의 수신 주체와 권한

전자 통지가 MyEPO Mailbox를 통해 이루어지는 만큼, 계정의 실제 수신자, 대리인 변경, 조직 또는 회사 연결, 담당자 휴가·퇴사 시 권한 승계가 중요합니다. MyEPO와 Online Filing 2.0의 조직·회사 연결 기능이 제공되고 있으므로, 사무소 내부의 계정 구조와 사건별 담당자 체계를 함께 확인할 필요가 있습니다. [2]

5. 진행상황 표시를 기한 관리 도구로 오인하지 않기

MyEPO 타임라인은 진행 상황을 시각적으로 확인하는 데 유용하지만, 미래 절차와 날짜는 일반적인 안내에 불과합니다. [2] 법정기간이나 EPO 통지에 따른 대응기한을 타임라인만으로 관리해서는 안 되며, 원문 통지와 공식 기한 관리 시스템을 기준으로 사건별 확인이 필요합니다.

변리사·특허사무소 체크포인트

1. 전환 범위 확인: 2027년 4월 1일부터 적용되는 전자 제출·전자 통지·제3자 의견 제출의 구체적 범위를 최신 EPO 결정, 공지 및 지침 원문으로 확인합니다.
2. DOCX 파일 검증: 현재 사용하는 명세서 템플릿, 청구항 번호, 수식, 표, 각주, 도면 연계 및 문서 메타데이터가 EPO의 DOCX 정의에 부합하는지 시험 제출 또는 내부 검증으로 확인합니다.
3. 단계적 적용 기준 수립: 신규 유럽출원, PCT 유럽단계, 중간서류, 보정서 등 사건 유형별로 DOCX 적용 가능 여부와 예외 사유를 정리합니다.
4. Online Filing 2.0 준비: 사용자 계정, 조직 권한, 서명·제출 권한, 제출 확인서 보관, 장애 발생 시 대응 절차를 담당자별로 문서화합니다.
5. MyEPO Mailbox 점검: 활성 Mailbox 여부, 통지 수신자, 대체 담당자, 알림 확인 주기 및 퇴사·휴직 시 권한 변경 절차를 점검합니다.
6. 기한 관리 이중화: MyEPO 타임라인은 참고용으로 활용하고, 공식 통지일과 법정·지정 기한은 원문 통지 및 별도 기한 관리 절차로 확인합니다.
7. 고객 안내 문안 정비: DOCX 전환이 사건별 작성 품질과 제출 가능성에 미치는 영향을 설명하되, EPO의 추가 조치가 발표되면 적용 기준이 달라질 수 있음을 안내합니다.
8. 시행 전 재확인: EPO가 2027년 4월 1일 전 추가적인 법적·기술적 조치와 지침 개정을 예고한 만큼, 실제 제출 직전에 최신 공지와 서비스 상태를 다시 확인합니다. [1]

출처

EPO, 「EPO publishes first implementing measures for fully digital patent granting process ahead of 1 April 2027 transition」, 2026년 10월 1일. [1]

EPO, 「Latest MyEPO improvements: application progress tracking, bulk PACE requests and more」, 2026년 9월 30일. [2]

이 글은 공개된 출처를 바탕으로 AI가 자동 작성했으며, 법률 자문을 대신하지 않습니다.